一、基本情况

滁州市公共资源交易中心以往使用双套管理交易档案，工作中需要将电子档案系统中具有保存价值的电子文件转换为纸质文件并刻录光盘同时归档，该模式存在降低工作效率、增加工作成本、浪费社会资源等问题。

滁州市公共资源交易中心不断总结经验，为进一步完善电子档案管理工作，提高工作效率，降低工作成本，推动电子档案仅以电子形式进行归档和管理的电子档案单套制，滁州市公管局联合市档案局联合发布《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》等相关文件支撑单套制管理，并于2021年9月正式施行单套制管理。系统使用情况良好，公共资源交易档案电子化归档工作进行顺畅。

二、主要措施

对现有的滁州市公共资源交易电子档案管理系统进行升级，增加电子档案单套制管理系统功能建设。待升级的电子档案管理系统已实现电子文件、电子档案通过系统形成和管理，针对电子档案单套制的升级，采取的主要措施如下：

1.建设完备的管理制度、技术和工作规范，保证业务系统与电子档案管理系统有效衔接并实现预定功能，支持对电子档案进行全过程管理的需要；

2.由档案、业务、信息化、安全保密等部门建立工作协调机制，分工负责电子档案单套管理工作；

3.对建设完成的电子档案单套管理系统提供完善的培训机制，针对单位领导人员、档案管理人员、业务人员、系统管理人员等分角色进行充分培训；

4.对业务系统基础功能及归档功能进行设计，对电子档案管理系统基本功能及接口进行设计，业务系统与电子档案管理系统之间互联互通及交互通信，可实现固定格式的资源形成及流转；

5.在保证系统安全的基础上，设定数据存储和备份规则，制定评估电子档案数据转换和迁移策略，提供对电子档案信息四性检测和设备环境检测，并建立审计跟踪制度，对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为实施审计跟踪。

三、系统功能及应用场景

1、元数据处理

元数据为描述电子文件、电子档案的内容、结构、背景及整个管理过程的数据。电子档案单套制系统以独立的方式存储电子档案，在不依赖特定管理系统前提下实现电子文件的自包含、自描述和自证明，实现电子档案元数据转化为 XML 文件并与电子档案计算机文件统一存放，每个文件对应一份XML。其次，电子档案单套管理系统具备档案文件与XML文件封装成标准格式移交文件（EEP封装）的能力,每个标段作为一份档案生成一个.eep文件。EEP封装包将档案文件转换成二进制文件插到XML中，符合标准的EEP封装包通过EEP标准工具打开可在线预览封装包中的doc文件、pdf文件。

2、四性检测

电子档案单套制在电子文件归档和电子档案移交接收环节对归档信息进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。

（1）在档案归档环节具备自动对归档档案进行检测，生成检测报告；

（2）档案系统具备手动四性检测功能，可在档案存储过程中对档案进行定期人工检测，生成检测报告。检测内容应可选择，检测项可配置，具体应用场景为：档案系统开设四性检测模块，手动检测时可以勾选需要检测的档案（单选、多选、全选等），配置检测指标，真实性、完整性、可用性、安全性可单独检测，也可合并检测。

（3）参照《文书类电子档案检测一般要求》行业标准，根据公共资源交易实际工作业务，设定真实性、完整性、可用性、安全性检测项目，所有检测项目均在系统层面实现检测，无需人工检测，覆盖电子文件归档环节、电子档案移交环节与接收环节和电子档案长期保存环节。

（4）四性检测完成后生成检测报告，检测报告内容包括检测档案的明细，具体的检测指标，检测结果符合性，符合的展示通过，不通过的展示具体不通过原因。

3、档案文件格式转换

电子档案归档格式依据格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等原则，能够支持长期保存格式转换。电子档案单套制管理系统具备批量格式转换能力，业务系统归档过来的word、html格式文件需要进行格式转换，转换成PDF、OFD等版式文档格式归档保存，满足长期存储需要。如存在压缩包文件，需要进行解压。档案系统需要同时保留档案原文件和格式转化后的文件。

4、档案审计跟踪

电子档案单套制建立了审计跟踪制度，在系统层面提供操作行为审计跟踪和日志管理功能。操作行为包括行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等，日志管理包括自动记录审计跟踪事件信息，并把有关审计信息按元数据要求同时作为电子档案的元数据加以管理，在电子档案的生命周期内持续维护审计跟踪日志。

5、可视化签章

电子档案单套制系统具备电子签章能力，确保电子文件、电子档案的安全、可靠。具体体现在档案移交时生成档案移交单，并支持移交人员在线进行签章。

6、系统安全

电子档案单套制管理以独立的方式存储电子档案，将电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据纳入备份管理范围，并根据情况可离线或在线备份。同时具备电子档案及其目录数据库备份与恢复能力，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理时记录备份恢复过程信息。

7、档案抽检

可通过电子档案系统实现对电子档案每年定期抽检服务，通过系统随机抽取检查人员，随机抽取检查项目，检查人员核验档案的归档情况，并反馈检查结果，对档案中的缺项、漏项等可通知归档人员进行补充。

四、应用成效

滁州市公共资源交易中心作为安徽省首个公共资源交易电子档案单套制实施单位，先行先试电子文件单套制管理工作，遵循“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，应用成效良好，主要体现如下：

一是制作成本和保管成本大大降低。“单套制”管理将不需要再打印大量的纸质副本，也不必保管这些纸质副本。

二是档案人员工作量减少。“单套制”管理会减少一套档案归档保存，与之相关的收集、分类、整理、编目、立卷、排架、统计、鉴定等工作都无需进行。

三是确保归档档案的完整性与真实性。“单套制”管理模式下，诸如视频、音频、多媒体、超文本、数据库等许多种类、格式的电子文件，并不能彻底还原成纸质副本输出，将直接归档一套电子文件，不会出现“双套制”管理的“不完整性”；另外，针对不同的网络环境和使用习惯，无论是采用网络运转的电子文件，还是网下运转的纸质文件，都直接归档一套最完整、最真实的档案保存，确保了归档档案的真实性，不会出现“双套制”管理中电子文件与纸质副本不完全对应的问题。

四是避免匹配比对等复杂性工作。“单套制”管理模式下，不用再进行两套档案的相互印证和匹配比对工作，不用再进行大量文字、数据及图像的线条、色彩、色温等人眼几乎无法完成的复杂的匹配比对工作，大大降低了工作的复杂程度。

滁州市公共资源交易中心对照《电子档案单套管理一般要求》，目前已具备该文件规定的标准和条件。研究成果已向省档案局和省档案馆责任处室报告，省档案局和省档案馆已于今年8月3日专程来滁调研电子档案管理系统和“单套制”管理工作。